Ratgeber

E-Rechnung für DJs

Die E-Rechnung löst bei Rechnungen zwischen Unternehmen schrittweise die PDF-Rechnung ab. Hier steht, was das für dich als DJ bedeutet, welche Fristen gelten und was XRechnung und ZUGFeRD sind.

Das Wichtigste in Kürze

  • Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
  • Das Ausstellen wird schrittweise Pflicht: ab 2027 für größere Unternehmen, ab 2028 für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen.
  • Ausnahmen gibt es unter anderem für Rechnungen an Privatpersonen, für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer beim Ausstellen.
  • Eine reine PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.
  • Stand Oktober 2026. Die Regeln und Auslegungen können sich ändern.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm direkt auslesen kann. Zwei Formate sind in Deutschland üblich:

  • XRechnung ist reines XML. Behörden verlangen sie häufig.
  • ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten. Menschen sehen ein gewohntes PDF, Programme lesen die Daten im Hintergrund.

Eine einfache PDF-Rechnung, die per E-Mail kommt, gilt nach den neuen Regeln nicht als E-Rechnung.

Wer muss was bis wann?

  • Seit 1.1.2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, zum Beispiel über ein E-Mail-Postfach.
  • Bis 31.12.2026: Beim Ausstellen sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Einverständnis des Empfängers noch möglich.
  • Ab 1.1.2027: Pflicht zum Ausstellen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 noch Papier und PDF nutzen.
  • Ab 1.1.2028: Pflicht zum Ausstellen für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen.

Ausnahmen

  • Rechnungen an Privatpersonen, zum Beispiel für eine private Feier.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
  • Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen E-Rechnungen nicht ausstellen, aber wie alle anderen empfangen können.

Was heißt das für deine Auftritte?

Rechnungen an Clubs, Veranstalter und Agenturen sind Rechnungen an Unternehmen und fallen deshalb unter die neuen Regeln. Öffentliche Auftraggeber, etwa Städte oder Hochschulen, können schon jetzt eigene Vorgaben haben und eine XRechnung verlangen. Frage im Zweifel beim Auftraggeber nach.

E-Rechnungen empfangen

Schickt dir ein Dienstleister oder Lieferant eine E-Rechnung, musst du sie lesen und aufbewahren können. Dafür tippst du in der Mail-App auf den Anhang, dann auf Teilen und wählst CUEdash. Die App liest die Daten ein.

So hilft CUEdash

CUEdash erstellt Rechnungen auf Wunsch als XRechnung oder ZUGFeRD. Die erzeugten Dateien werden mit dem KoSIT-Validator geprüft. Das ist keine Zusage, dass jeder Empfänger, jede Software oder jede Behörde sie annimmt. Prüfe das Ergebnis vor dem Versand selbst.

Häufige Fragen

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine reine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln. In der Übergangszeit darfst du sie nach den bisherigen Regeln weiter verwenden, wenn der Empfänger einverstanden ist.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist reines XML ohne Bild. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselben Daten als XML eingebettet sind. Beide enthalten die Rechnungsdaten in strukturierter Form.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Kleinunternehmer sind nur von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Das Empfangen gilt für alle inländischen Unternehmen.

Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.

Weiterlesen: Rechnung schreiben als DJ · Mahnung schreiben · Alle Ratgeber

Zum Nachlesen: § 14 UStG (gesetze-im-internet.de) und die Hinweise der IHK Potsdam.

Allgemeine Informationen, Stand Oktober 2026. Kein Ersatz für Steuer- oder Rechtsberatung.