Ratgeber

Mahnung schreiben

Das Geld für den Gig kommt nicht? Oft hat der Kunde die Rechnung nur übersehen. Eine freundliche Erinnerung löst die meisten Fälle. Hier steht, wie du in Stufen vorgehst und worauf du achten solltest.

Das Wichtigste in Kürze

  • Erst eine Zahlungserinnerung, dann die 1. Mahnung, dann die letzte Mahnung, jeweils mit neuer Frist.
  • Gegenüber Unternehmen kommt der Kunde in der Regel 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Eine Mahnung kann das früher auslösen.
  • Im Verzug können Verzugszinsen und gegenüber Unternehmen eine Pauschale von 40 Euro anfallen. Ob und in welcher Höhe du das verlangst, entscheidest du.
  • Bleibe sachlich und nenne Rechnungsnummer, Betrag und Frist.

Die drei Stufen

  1. Zahlungserinnerung: freundlich und kurz. „Die Rechnung wurde vielleicht übersehen.“ Mit neuem Zahlungsziel.
  2. 1. Mahnung: klar und sachlich. Du forderst die Zahlung bis zu einem Datum und weist auf den Verzug hin.
  3. Letzte Mahnung: die letzte Frist. Du kündigst weitere Schritte an, zum Beispiel einen gerichtlichen Mahnbescheid oder ein Inkassounternehmen.

Gesetzlich sind keine drei Stufen vorgeschrieben. Viele nutzen sie aus Höflichkeit und weil sie so die Schritte belegen können.

Was gehört in eine Mahnung?

  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Auftritt.
  • Der offene Betrag.
  • Eine neue Frist mit konkretem Datum, zum Beispiel sieben Tage.
  • Dein Zahlungsweg mit IBAN.
  • Falls du sie verlangst: Mahngebühr und Verzugszinsen, klar ausgewiesen.
  • Ein sachlicher Ton ohne Vorwürfe.

Fristen und Verzug

Bei Rechnungen an Unternehmen tritt Verzug nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 BGB). Mit einer Mahnung kann er früher eintreten. Dass der Kunde die Rechnung erhalten hat, musst du im Streitfall belegen können. Versende Rechnungen deshalb nachvollziehbar.

Gebühren und Zinsen

Im Verzug kann gegenüber Unternehmen ein Zins von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangt werden, dazu eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 BGB). Mahngebühren müssen angemessen sein. Ob und in welcher Höhe du Gebühren oder Zinsen verlangst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung oder einem Anwalt. Im Zweifel lässt du die Gebühr bei null.

Wenn es nicht hilft

Nach der letzten Mahnung kommen zum Beispiel ein gerichtlicher Mahnbescheid oder ein Inkassounternehmen in Betracht. Hole dir dafür rechtlichen Rat.

So hilft CUEdash

CUEdash erinnert dich im Dashboard und per Mitteilung, wenn eine Rechnung überfällig ist. Ob und wann eine Mahnung rausgeht, entscheidest du: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung löst du jeweils selbst aus, nichts geht automatisch raus. Die Mahnung entsteht als PDF im Rechnungslayout, mit QR-Code über den offenen Betrag. Frist und optionale Gebühr stellst du selbst ein. Versand per Mail oder Teilen-Menü.

Häufige Fragen

Wann darf ich eine Mahnung schicken?

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Eine freundliche Zahlungserinnerung kann schon kurz danach sinnvoll sein.

Muss ich dreimal mahnen?

Nein. Gesetzlich sind keine drei Stufen vorgeschrieben. Sie sind eine verbreitete Praxis.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Nur, wenn sie angemessen sind und tatsächlich entstehen. Kläre das mit deiner Steuerberatung oder einem Anwalt. Im Zweifel lässt du die Gebühr bei null.

Verschickt CUEdash Mahnungen automatisch?

Nein. CUEdash erinnert dich nur. Jede Stufe löst du selbst aus.

Weiterlesen: Rechnung schreiben als DJ · E-Rechnung für DJs · Alle Ratgeber

Zum Nachlesen: § 286 BGB, § 288 BGB (gesetze-im-internet.de).

Allgemeine Informationen, Stand Oktober 2026. Kein Ersatz für Steuer- oder Rechtsberatung.